Zapis czasu wystąpienia poszczególnych fragmentów nagrania
Rozmowa zarejestrowana na dyktafonie, telefonie albo kamerze prędzej czy później może stać się trudna do szybkiego rozważenia. Kilkudziesięciominutowy plik wymaga odsłuchiwania od początku do końca, nawet jeśli potrzebny jest wyłącznie jeden konkretny fragment. W takich okolicznościach transkrypcja nagrań daje możliwość zilustrować zawartość materiału w formie tekstowej.
Nie znaczy to jednakże codziennego przepisywania słów bez zwracania uwagi na kontekst. Osoba wykonująca zapis musi rozpoznać poszczególnych rozmówców, zachować kolejność ich wypowiedzi i odpowiednio potraktować fragmenty, których nie da się wyraźnie usłyszeć. Kłopotem bywają zwłaszcza nagrania wykonane w miejscach, gdzie występuje hałas, echo lub rozmowy prowadzone są przez kilka osób naraz. W takich warunkach pojedyncze słowo może być trudne do ustalenia, a próba wypełnienia go na podstawie domysłu może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi.
Inaczej powinno się podejść do materiału, który może posiadać znaczenie w postępowaniu formalnym. Transkrypcja do sądu wymaga zwrócenia uwagi na detale, które w zwykłym zapisie rozmowy mogłyby zostać pominięte. Znaczenie może posiadać dokładne wskazanie osoby mówiącej, kolejność zdań, przerwy w wypowiedzi czy moment, w którym dwóch uczestników zaczyna mówić jednocześnie. Przy dłuższych plikach praktycznym rozwiązaniem jest również oznaczanie czasu nagrania. Dzięki temu zapis tekstowy można odnieść do konkretnego miejsca w materiale źródłowym bez konieczności szukania go metodą prób i błędów. Nie bez znaczenia pozostaje sposób zapisywania języka mówionego (warto także zobaczyć: stenogram cennik). Rozmówcy na prawdę bardzo często zmieniają zdanie w połowie wypowiedzi, powtarzają te same słowa lub używają skrótów myślowych. Zbyt daleko idąca korekta może sprawić, że treść będzie brzmiał poprawniej, niemniej jednak jednocześnie przestanie z dużą uwagą odzwierciedlać nagranie.
Przy bardziej rozbudowanych materiałach spotkać można określenie stenogram, odnoszące się do szczegółowego zapisu przebiegu wypowiedzi. W praktyce odcinek szczegółowości takiego dokumentu może zależeć od jego przeznaczenia. W pewnych przypadkach bardzo ważna jest omal każda przerwa i powtórzenie, innym razem większe znaczenie ma czytelne zilustrowanie kolejnych wypowiedzi wraz z możliwością odnalezienia ich w nagraniu. Trudność rośnie, gdy materiał obejmuje wiele godzin rozmów. Wówczas łatwo o pomyłkę przy oznaczaniu osób lub pominięcie krótkiego fragmentu podczas wielokrotnego przewijania pliku. Pomocne jest dzielenie pracy na mniejsze części i zachowanie jednego sposobu zapisu w całym dokumencie. Szczególnej uwagi wymagają wypowiedzi nakładające się na siebie. Jeżeli już nie można dobitnie ustalić ich treści, bardziej prawidłowe jest zaznaczenie nieczytelnego miejsca niż wpisanie słów, które tylko pasują do kontekstu. Kontekst może pomóc w ponownym odsłuchaniu danego fragmentu, ale nie powinien zastępować tego, co de fakto znajduje się na nagraniu.
Na jakość końcowego zapisu wpływa głównie materiał źródłowy. Wyraźne nagranie z niewielką liczbą zakłóceń daje inne sposobności niż plik z cichymi głosami, szumem urządzeń albo dźwiękami dochodzącymi z otoczenia. Znaczenie ma też sposób ustawienia mikrofonu a także odległość rozmówców od urządzenia rejestrującego. W przypadku materiałów używanych w sprawach formalnych warto zachować oryginalny plik i nie ograniczać się jedynie do jego wersji tekstowej. Nagranie pozostaje źródłem, z którym można porównać zapis w razie pojawienia się wątpliwości dotyczących konkretnego zdania. Równie ważne jest zachowanie chronologii. Przestawienie dwóch wypowiedzi lub pominięcie krótkiej podmiany zdań może zmienić sposób odbioru dalszej rozmowy. Dlatego przygotowanie transkrypcji wymaga nie tylko sprawnego słuchania i pisania, lecz także stałej testom zgodności tekstu z materiałem, na podstawie którego został sporządzony.
Warto sprawdzić: stenogram.
