Stenogram a zastosowanie zapisu wypowiedzi w dokumentacji
Nagranie rozmowy może zawierać znacznie więcej informacji, niż wynikałoby z pobieżnego odsłuchania. Wypowiedzi na prawdę często są przerywane, rozmówcy wchodzą sobie w słowo, a część zdań pozostaje niedokończona. Dopiero przy dokładnym odsłuchiwaniu widać, jak wiele elementów powinno się uwzględnić w trakcie tworzenia zapisu.
Transkrypcja nagrań polega na przeniesieniu wypowiedzi z formy dźwiękowej do tekstu, niemniej jednak sposób stworzenia takiego zadania uzależniony jest od przeznaczenia materiału. Przeciwnie można opracować rozmowę przeznaczoną do późniejszego przeczytania, a zupełnie inaczej zapis, w którym ważne jest zachowanie możliwie wiernego przebiegu wypowiedzi. Znaczenie moraz jakość pliku. Szum tła, pogłos, cichy głos albo kilka osób mówiących równocześnie mogą utrudnić właściwe rozpoznanie słów. W takich wypadkach nie trzeba uzupełniać brakujących fragmentów na podstawie przypuszczeń. Lepszym rozwiązaniem jest wyraźne zaznaczenie, że dany fragment jest nieczytelny lub skomplikowany do ustalenia.
W przypadku materiałów wykorzystywanych w sprawach prawnych szczególnej uwagi wymaga dokładność zapisu. Transkrypcja do sądu może obejmować rozmowy telefoniczne, przesłuchania, spotkania, wiadomości głosowe czy inne nagrania, które mają znaczenie dla określonego postępowania. W takim dokumencie ważna jest kolejność wypowiedzi a także sposobność łatwego odnalezienia konkretnego miejsca w materiale źródłowym. Z tego powodu przydatne bywają oznaczenia czasu, podział na poszczególnych rozmówców i konsekwentne stosowanie tych samych oznaczeń w całym dokumencie. Nie należy dodatkowo poprawiać wypowiedzi w taki sposób, aby brzmiała bardziej logicznie niż na oryginalnym nagraniu. Usterki językowe, powtórzenia czy urwane zdania mogą stanowić część rzeczywistego przebiegu rozmowy (więcej:stenogram cennik). O ile materiał ma być w późniejszym czasie oceniany w konkretnym postępowaniu, znaczenie ma także to, czy dokument przedstawia dosłowną tekst nagrania, czy wyłącznie jego uporządkowaną wersję. Te dwa podejścia nie są tym samym i nie zawsze można je używać zamiennie.
Pojęcie stenogram jest powiązane z wiernym zapisem wypowiedzi, natomiast w praktyce forma takiego dokumentu może być dostosowana do charakteru nagrania. Przy większej liczbie uczestników samo rozpoznanie głosów bywa wyzwaniem, w szczególności gdy osoby mają podobną barwę głosu lub nagranie zostało zrealizowane z większej odległości. Pomocny jest wtedy kontekst rozmowy, ale nie powinien on prowadzić do dopisywania treści, których nie można usłyszeć. Osobną kwestią są nazwy swoje, nazwiska, numery, daty i specjalistyczne określenia. Pomyłka w jednym słowie może zmodyfikować znaczenie całej wypowiedzi, dlatego takie fragmenty wymagają dodatkowego sprawdzenia. W sytuacji niepewności warto zachować informację o problemie zamiast przedstawiać domysł jako fakt. Dotyczy to też sytuacji, w której rozmówca mówi niewyraźnie albo równocześnie wypowiada się kilka osób.
Na sposób przygotowania zapisu wpływa też to, jak będzie on później wykorzystywany. Jeżeli treść ma służyć głównie do analizy treści, można zastosować układ ułatwiający szybkie szukanie konkretnych fragmentów. Przy dokumentach związanych z materiałem dowodowym większe znaczenie może posiadać zachowanie kolejności wypowiedzi i dokładne wskazanie miejsca w nagraniu. Warto także pamiętać, że tekst nie oddaje wszystkich cech komunikacji ustnej. Ton głosu, długość ciszy, sposób wypowiedzenia określonego słowa czy reakcje pozostałych osób mogą mieć znaczenie, którego nie da się całkowicie zademonstrować samymi zdaniami. Dlatego oznaczenia dotyczące pauz, śmiechu, hałasu w tle albo jednoczesnych wypowiedzi powinny być stosowane wówczas, gdy naprawdę pomagają odtworzyć przebieg rozmowy. Zwłaszcza przy długich nagraniach liczy się konsekwencja, ponieważ zmienianie zasad zapisu w połowie dokumentu może utrudnić późniejsze korzystanie z przygotowanego materiału.
Zobacz: stenogram.
