Program do cyfrowej archiwizacji – struktura repozytorium i zarządzanie metadanymi

W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z nierzadko pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie określonej sprawy, w szczególności gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie jedynie według nazwy pliku na prawdę bardzo często okazuje się niewystarczające, szczególnie gdy sporo dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Trzeba natomiast ustalić, które informacje są faktycznie potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się też sposób postępowania z dokumentami, których nie da się jednoznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę bardzo często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także obowiązujące terminy przechowywania. Np, zakończenie projektu nie zawsze znaczy, że wszystkie powiązane z nim materiały można zaraz zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie albo trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także sposobność późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej albo wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wówczas, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeśli archiwizacja nie uwzględnia tych zależności, dokumenty pozostają dostępne, niemniej jednak ich znaczenie i kontekst mogą być trudne do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę bardzo często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany a także materiały otrzymane w formatach używanych przedtem w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany też pod względem obsługiwanych typów plików oraz sposobów zachowania ich priorytetowych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie zawsze wystarcza. Trzeba sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast oraz kompletność stron. O ile archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki lub pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W tak zaistniałych okolicznościach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy też ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów trzeba ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze usterki mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Istotne jest także zachowanie powiązań między dokumentem głównym a jego załącznikami, aby po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa dodatkowo sposób współpracy między działami oraz zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na sam początek obsługuje jeden zespół, może później wymagać przekazania innemu pracownikowi lub działowi. W takim wypadku ważne staje się nie tylko i wyłącznie udostępnienie pliku, lecz też przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może przerabiać treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto również uwzględnić sytuacje nietypowe, takie jak zastępstwo podczas nieobecności pracownika albo konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można a przy tym pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie możliwości odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Należy też uwzględnić przekształcenie formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, niemniej jednak taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści lub ważnych właściwości pliku.

Warto zobaczyć: kontrola czasu pracy pracownika.