Wymiana dokumentów z KSeF – zasady przesyłania danych
Wprowadzenie elektronicznego obiegu faktur wpływa na sposób organizacji pracy w działach, które do tej pory korzystały z kilku niezależnych skryptów. Dokument sprzedażowy może powstać w jednym miejscu, dane kontrahenta mogą być pobierane z innej bazy, a informacje potrzebne księgowości znajdować się jeszcze gdzie indziej. W takich warunkach integracja KSeF tyczy się nie tylko i wyłącznie przesyłania dokumentów, lecz również ustalenia, jak dane mają przepływać w gronie poszczególnymi etapami.
Z praktycznego punktu widzenia istotne jest rozdzielenie procesu wystawienia faktury od procesu jej przekazania do KSeF. Błąd w danych handlowych może pojawić się jeszcze przed wysyłką, a problem techniczny może wystąpić już podczas komunikacji z systemem. Oba przypadki wymagają innego działania. Dlatego przy projektowaniu obiegu warto z dokładnością określić moment, w którym dokument uznaje się za gotowy do przekazania, a także sposób postępowania, gdy przesłanie nie zakończy się prawidłowo.
Istotną rolę odgrywa też przygotowanie danych stosowanych przy tworzeniu faktur. W codziennej pracy zdarzają się zmiany nazw kontrahentów, adresów, numerów identyfikacyjnych, stawek czy sposobu rozliczenia. O ile informacje pochodzą z kilku źródeł, mogą pojawić się między nimi rozbieżności. Integracja z KSeF nie usuwa takich problemów, ponieważ system może tylko przekazać dane, które zostały przedtem przygotowane w używanym oprogramowaniu. Z tego powodu przed uruchomieniem wymiany informacji warto sprawdzić, czy poszczególne systemy korzystają z owych samych danych i czy pola wymagane do wystawienia dokumentu są prawidłowo uzupełniane. W praktyce właśnie na tym etapie wychodzą na jaw różnice, których wcześniej nie było widać, szczególnie gdy jeden dział używa inne oznaczenia niż drugi. Zdarza się, że konieczna jest zmiana sposobu zapisywania danych, a w pewnych sytuacjach wystarczy ustalenie, które źródło informacji ma posiadać pierwszeństwo.
Przy większej liczbie dokumentów znaczenie zyskuje także kontrola statusów. Faktura może znajdować się w systemie jako przygotowana, oczekująca na wysyłkę, przekazana do KSeF lub wymagająca ponownego działania. Sam komunikat o błędzie nie zawsze wystarcza, ponieważ osoba odpowiedzialna za dokument musi jeszcze wiedzieć, co poprawnie powinno wydarzyć się dalej. W dobrze opisanym procesie określa się więc nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania faktur, ale także reakcję na poszczególne zdarzenia. Ma to szczególne znaczenie przy korektach, ponownej wysyłce czy czasowej niedostępności któregoś z używanych narzędzi. Automatyczne ponowienie operacji może być uzasadnione w jednym przypadku, jednakże przy błędnych danych może tylko powtarzać tę samą nieudaną czynność. Z tego względu mechanizmy automatyczne powinny być powiązane z informacją, która umożliwia rozróżnić błąd wymagający poprawy od kłopotu, który może ustąpić bez zmiany danych.
Ważnym elementem pozostaje również sposobność odtworzenia historii dokumentu. W przypadku pytań dotyczących konkretnej faktury trzeba móc ustalić, kiedy została przygotowana, jakie dane przekazano, kiedy podjęto próbę wysyłki i jaki był wynik tej operacji. Przy ręcznym obiegu takie informacje na prawdę często znajdują się w wiadomościach, notatkach albo pamięci pracowników, jednakże przy wymianie automatycznej powinny wynikać z działania systemów. Integracja KSeF może zatem przemienić nie tylko i wyłącznie sposób przesyłania dokumentów, niemniej jednak też sposób ich późniejszego sprawdzania. Znaczenie mają prócz tego uprawnienia poszczególnych osób, zakres dostępnych informacji a także możliwość wykonania czynności ręcznie, gdy standardowy proces nie może zostać użyty. Takie sytuacje są częścią normalnej obsługi systemów i warto przewidzieć je jeszcze na etapie ustalania zasad pracy, zamiast dopiero wtedy poszukiwać rozwiązania dla nieszablonowego przypadku.
Warto sprawdzić: KSeF API dokumentacja.
