Zarządzanie dokumentami i archiwizacja – zasady porządkowania firmowych zasobów

W wielu organizacjach dokumentacja powstaje stopniowo, w miarę realizacji zamówień, prowadzenia projektów i obsługi bieżących spraw. Część informacji jest zapisywana w formularzach, inne trafiają do załączników wiadomości e-mail, a jeszcze inne pozostają w papierowych teczkach. Z nierzadko pojawia się problem z odtworzeniem przebiegu dokładnie sprecyzowanej sprawy, szczególnie gdy uczestniczyło w niej kilka osób.

Program do zarządzania dokumentami może porządkować pliki według ustalonej struktury i łączyć je z określonymi zadaniami albo procesami. Przy planowaniu takiego rozwiązania warto zwrócić uwagę na to, jak konsumenci będą odnajdywać informacje. Wyszukiwanie tylko według nazwy pliku często okazuje się niewystarczające, w szczególności gdy wiele dokumentów ma podobne tytuły. Dodatkowe oznaczenia, tj. numer sprawy, data, rodzaj dokumentu czy status, pozwalają zawęzić wyniki. Powinno się natomiast ustalić, które informacje są w rzeczywistości potrzebne. Nadmiar obowiązkowych pól wydłuża wprowadzanie danych, a zbyt mała liczba oznaczeń może utrudnić późniejsze odszukanie materiałów. W codziennej pracy liczy się również sposób postępowania z dokumentami, których nie da się niedwuznacznie przypisać do istniejącej dziedzinie. Bez określonej procedury takie pliki na prawdę często trafiają do folderów tymczasowych i pozostają tam przez długi czas.

Istotnym zagadnieniem jest rozróżnienie dokumentów wykorzystywanych na bieżąco od materiałów, które mają być przechowywane przez dłuższy okres. Zarządzanie dokumentami i archiwizacja nie sprowadzają się do przenoszenia starszych plików do osobnego katalogu. Należy uwzględnić ich znaczenie, aktualny status, powiązania z innymi dokumentami a także bieżące terminy przechowywania. Przykładowo, zakończenie projektu nie za każdym razem oznacza, że wszystkie powiązane z nim materiały można w tym samym momencie zarchiwizować w ten sam sposób. Część dokumentów może wciąż wymagać dostępu ze względu na rozliczenia, zgłoszone sugestie lub trwające postępowania. Dlatego przed przeniesieniem zasobów do archiwum warto określić, kto podejmuje taką decyzję i jakie warunki muszą zostać spełnione. Znaczenie ma także możliwość późniejszego odtworzenia historii dokumentu. Informacja o dacie przekazania, osobie zatwierdzającej lub wcześniejszej wersji może być potrzebna dosłownie wtedy, gdy sprawa została formalnie zamknięta. Jeżeli archiwizacja nie uwzględnia tych współzależności, dokumenty pozostają dostępne, ale ich znaczenie i kontekst mogą być skomplikowane do ustalenia.

Przy porządkowaniu zasobów elektronicznych na prawdę często pojawia się konieczność połączenia dokumentów pochodzących z różnych źródeł. Mogą to być pliki tekstowe, arkusze, wiadomości zapisane w formie elektronicznej, skany oraz materiały otrzymane w formatach stosowanych uprzednio w organizacji. Program do zarządzania dokumentami i cyfrowej archiwizacji powinien być oceniany również pod kątem obsługiwanych typów plików oraz możliwości zachowania ich głównych właściwości. Sam zapis dokumentu w repozytorium nie za każdym razem wystarcza. Powinno się sprawdzić, czy plik otwiera się prawidłowo, czy zachowano załączniki i czy jego tekst można odczytać bez dodatkowych narzędzi. W przypadku skanów znaczenie ma rozdzielczość, kontrast a także kompletność stron. Jeśli archiwizowany materiał zawiera odręczne notatki albo pieczęcie, automatyczne rozpoznawanie tekstu może nie odtworzyć wszystkich informacji. W takich sytuacjach potrzebna jest kontrola wzrokowa, a niekiedy także ręczne uzupełnienie opisu. Przy większej liczbie dokumentów należy ustalić sposób sprawdzania jakości, ponieważ pojedyncze usterki mogą pozostać niezauważone w trakcie masowego przetwarzania. Ważne jest również zachowanie powiązań między dokumentem kluczowym a jego załącznikami, by po kilku latach można było odtworzyć pełny zestaw materiałów dotyczących danej sprawy.

Na organizację dokumentacji wpływa a dodatkowo sposób współpracy między działami a także zmiany zachodzące w strukturze organizacyjnej. Dokument, który na starcie obsługuje jeden zespół, może w późniejszym czasie wymagać przekazania innemu pracownikowi albo działowi. W takim wypadku istotne staje się nie tylko udostępnienie pliku, lecz również przekazanie informacji o jego statusie, wcześniejszych ustaleniach i dalszych działaniach. Powinno się określić, kto może konwertować treść dokumentu, kto odpowiada za jego zatwierdzenie i w jaki sposób rejestrowane są korekty. Warto też uwzględnić sytuacje nietypowe, tj. zastępstwo podczas nieobecności pracownika lub konieczność ograniczenia dostępu do wybranych materiałów. Zasady te powinny być zgodne z wymaganiami dotyczącymi ochrony danych i przechowywania dokumentacji. Nie można w dodatku pomijać kwestii technicznych. Kopie zapasowe, kontrola poprawności zapisu oraz okresowe sprawdzanie możliwości odtworzenia plików stanowią odrębny obszar utrzymania archiwum. Powinno się również uwzględnić konwersję formatów i narzędzi wykorzystywanych do odczytu dokumentów. Materiał przechowywany przez wiele lat może wymagać przeniesienia do innego formatu, ale taka operacja powinna być poprzedzona sprawdzeniem, czy nie zmieniła układu, treści albo ważnych właściwości pliku.

Warto zobaczyć: kontrola czasu pracy pracownika.