Faktury elektroniczne w KSeF – obsługa i wymiana danych
Zmiana sposobu przekazywania faktur do centralnego systemu wymaga spojrzenia na cały proces ich wystawiania i odbierania. W praktyce faktura jest zwykle wyłącznie jednym z elementów większego obiegu, w którym uczestniczą dane kontrahenta, zamówienie, sprzedaż, magazyn, księgowość a także archiwizacja dokumentów. Z tego powodu integracja KSeF może dotknąć kilku wycinków równocześnie, nawet o ile na początku planowane jest wyłącznie automatyczne wysyłanie faktur.
Zwłaszcza istotne jest zobowiązanie, z którego programu mają pochodzić dane przekazywane do systemu a także gdzie ma być zapisywana informacja o wyniku operacji. O ile faktury są wystawiane w więcej niż jednym miejscu, dochodzi dodatkowe zagadnienie związane z ujednoliceniem sposobu ich obsługi. W takim przypadku warto uprzednio ustalić, czy wszystkie źródła danych działają według tych samych zasad. Różnice, które przy ręcznej pracy były wychwytywane przez pracowników, po częściowej automatyzacji mogą stać się źródłem powtarzających się błędów.
Jednym z mniej oczywistych elementów jest obsługa numeracji i identyfikacji dokumentów. Wewnętrzny numer faktury może być potrzebny do znalezienia dokumentu w programie księgowym, jednakże system zewnętrzny może posługiwać się innymi informacjami dotyczącymi danego dokumentu. W codziennej pracy istotne jest, ażeby użytkownik potrafił powiązać te dane bez dodatkowego przeszukiwania kilku aplikacji. Ma to znaczenie w szczególności wtedy, gdy należy sprawdzić konkretną fakturę po kilku tygodniach lub miesiącach. Integracja z KSeF powinna więc uwzględniać nie tylko przekazanie treści dokumentu, ale również sposób zapisu informacji potrzebnych do jego późniejszego odnalezienia. Przy większej liczbie faktur ręczne porównywanie numerów i statusów może stać się osobnym misją. Warto również pamiętać, że dokumenty nie zawsze przechodzą przez proces w podobny sposób. Korekta, ponowna próba przekazania czy ręczna zmiana danych może sprawić, że standardowy schemat przestaje wystarczać.
Osobnego sprawdzenia wymaga sposób działania systemów w sytuacji błędów. Podczas testów łatwo skupić się na poprawnym scenariuszu, czyli utworzeniu faktury, przekazaniu jej i zapisaniu odpowiedzi. W rzeczywistej pracy ukazują się jednak sytuacje, w których dane są niekompletne, użytkownik zmieni dokument w nieodpowiednim momencie albo komunikacja między systemami zostanie przerwana. Wtedy ważne staje się postanowienie, co dzieje się z dokumentem po wystąpieniu kłopotu. Nie powinien on zniknąć z procesu ani pozostawić użytkownika bez informacji o kolejnym działaniu. Równocześnie automatyczne ponawianie każdej nieudanej operacji nie za każdym razem jest odpowiednim wyjściem. O ile przyczyną jest błąd danych, kolejne próby nie zmienią wyniku. Z kolei przy krótkotrwałym problemie technicznym ponowienie może być obsługiwane według innego schematu. Takie rozróżnienie trzeba uwzględnić w trakcie ustalania zasad działania integracji, ponieważ wpływa ono bezpośrednio na późniejszą pracę osób zajmujących się fakturami.
Znaczenie ma także przygotowanie użytkowników do pracy z nowym obiegiem dokumentów. Dosłownie bardzo dobrze skonfigurowane systemy nie eliminują potrzeby podejmowania decyzji w nieszablonowych przypadkach. Pracownik powinien mieć świadomość tego, gdzie sprawdzić status faktury, jak rozpoznać dokument wymagający dodatkowej kontroli oraz co zrobić, gdy dane zapisane w jednym systemie nie odpowiadają informacjom w innym. Warto co więcej ograniczyć liczbę miejsc, w których trzeba poszukiwać tych samych informacji. Jeżeli już status dokumentu znajduje się w jednym programie, a komunikat o błędzie w drugim, obsługa może stać się bardziej skomplikowana, mimo że sama wymiana danych funkcjonuje prawidłowo. Integracja KSeF jest więc również kwestią organizacji pracy i ustalenia odpowiedzialności za poszczególne etapy. Dopiero prześledzenie rzeczywistych czynności wykonywanych przez użytkowników daje możliwość zauważyć, które elementy można połączyć, które powinny pozostać pod kontrolą człowieka oraz gdzie potrzebne są dodatkowe reguły dla dokumentów odbiegających od typowego schematu.
Sprawdź również informacje na stronie: integracja KSeF API.
