Wymiana dokumentów z KSeF – zasady przesyłania danych
Sposób pracy z fakturami coraz częściej zależy od kilku połączonych ze sobą narzędzi, dlatego zmiana jednego elementu może wpłynąć na cały wymianę dokumentów. W przypadku KSeF szczególnego znaczenia nabiera moment przekazywania danych a także późniejsze przeznaczenie informacji zwrotnej. Integracja KSeF może obejmować system sprzedażowy, program księgowy, magazyn, obieg dokumentów lub inne rozwiązania używane w zakładzie usługowym.
Zakres takiego połączenia nie musi być jednak taki sam w każdej organizacji. Przy małej liczbie dokumentów część operacji może nadal wymagać ręcznej obsługi, w trakcie gdy większa liczba faktur powoduje potrzebę dokładniejszego uporządkowania procesu. Z praktyki wynika, że trudności na prawdę bardzo często pojawiają się nie przy samym przesłaniu dokumentu, lecz na styku różnych etapów pracy. Jeśli sprzedaż, księgowość i administracja korzystają z odmiennych zasad opisywania dokumentów, samo połączenie systemów nie usunie istniejących rozbieżności.
Przed rozpoczęciem prac związanych z integracją warto sprawdzić, jakie dane są obecnie przechowywane i gdzie powstają. Szczególnej sugestie wymagają informacje o kontrahentach, pozycjach faktury, podatku, numerach dokumentów oraz datach związanych ze sprzedażą. Nie chodzi tylko o sprawdzenie, czy określone pole istnieje w programie. Istotne jest również to, czy jest uzupełniane w sposób jednolity i czy może być właściwie wykorzystane w kolejnym etapie. W codziennej pracy zdarzają się bowiem dokumenty nietypowe, zmiany danych kontrahentów czy sytuacje, w których faktura musi zostać poprawiona przed następnym przetwarzaniem. O ile system automatycznie pobiera nieaktualną informację, problem może zostać zauważony dopiero po wygenerowaniu dokumentu. Z tego powodu integracja z KSeF wymaga niekiedy uporządkowania danych, które przedtem funkcjonowały bez większych problemów, ponieważ były moderowane przez pracownika podczas ręcznego wystawiania faktur.
Kolejnym zagadnieniem jest obsługa informacji zwrotnych. Wysyłka faktury nie powinna być traktowana jako pojedyncza czynność pozbawiona dalszych etapów. Po przekazaniu dokumentu należy rozpoznać jego status i odpowiednio zapisać go w systemie używanym przez przedsiębiorstwo. Jeżeli już operacja się nie powiedzie, przyczyna może posiadać charakter techniczny lub wynikać z nieprawidłowych danych. To rozróżnienie ma praktyczne znaczenie. Ponowienie wysyłki może mieć sens w sytuacji chwilowego kłopotu z komunikacją, jednak nie rozwiąże błędu znajdującego się w treści dokumentu. Warto zatem ustalić, które sytuacje mogą być obsługiwane w sposób automatyczny, a w których potrzebna jest ingerencja użytkownika. Ważne jest też wyświetlanie przejrzystych komunikatów. Informacja, że wystąpił błąd, może być niewystarczająca, jeżeli pracownik nie wie, którego dokumentu tyczy się problem i jakie działanie powinien podjąć.
W codziennej obsłudze znaczenie ma także sposób postępowania z fakturami, które trafiają do firmy od zewnętrznych podmiotów. Po ich odebraniu może być konieczne przypisanie dokumentu do działu, zlecenia, projektu albo osoby odpowiedzialnej za akceptację. Oczywiście nie każdy taki etap da się stworzyć na bazie samych danych zawartych w fakturze, dlatego część decyzji może pozostać po stronie pracownika. Przy planowaniu procesu warto także przewidzieć korekty, dokumenty wymagające dodatkowej weryfikacji a także sytuacje, w których automatyczne przypisanie okazuje się niemożliwe. Równie ważna jest historia operacji, pozwalająca sprawdzić, kiedy dokument został zaprojektowany, przekazany, odebrany lub zmodyfikowany. Takie informacje są przydatne szczególnie wtedy, gdy po pewnym czasie powinno się wyjaśnić, na jakim etapie pojawiła się niezgodność. Właśnie dlatego połączenie z KSeF trzeba rozpatrywać jako detal całego obiegu informacji, a nie wyłącznie jako mechanizm przesyłania faktur między dwoma systemami.
Źródło informacji: API KSeF.
